Protection de la vie privée

Protection de la vie privée

Brookfield Real Estate Services Manager Limited (« Brookfield » ou « nous ») respectent la vie privée de leurs clients actuels et éventuels ainsi que des autres personnes, et s’engagent à maintenir vos renseignements personnels exacts, confidentiels, sécurisés et privés. Nous avons adopté la politique de protection de la vie privée qui suit pour nous assurer de continuer à respecter nos engagements à l’égard de la protection de la vie privée.

Dans le cadre de la prestation de ces services, les Brookfield pourront recueillir certains renseignements personnels avec le consentement des clients concernés.

L’expression « renseignements personnels » signifie les renseignements sur une personne identifiable. Cela peut inclure, mais sans s’y restreindre, le nom de la personne, son adresse à la maison, son âge, son sexe, ses revenus, sa situation d’emploi, ses renseignements de solvabilité, ses dettes et son passif, ses préférences personnelles et d’autres renseignements sur sa famille. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, la fonction, l’adresse commerciale ou le numéro de téléphone d’un employé d’une entreprise.

La politique des Brookfield en matière de protection de la vie privée repose sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada (« LPRPDE »), qui englobe les dix principes de protection de la vie privée de l’Association des normes canadiennes dans son Code type sur la protection des renseignements personnels, et s’y conforme. Pour en savoir davantage sur cette loi, veuillez visiter le site officiel du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’adresse http://www.privcom.gc.ca.

La présente politique de protection de la vie privée décrit les dix principes que les Services de propriétés résidentielles Brookfield suivent pour s’assurer de protéger les renseignements personnels de la clientèle et du personnel au moment de leur collecte, utilisation ou communication dans le cadre normal des activités commerciales de l’entreprise au Canada ou aux États-Unis. Tous nos employés ayant accès aux renseignements personnels doivent adhérer à la politique des Brookfield en matière de protection de la vie privée et aux procédures qui s’y rattachent. À cette fin, les Brookfield ont nommé un responsable de la protection de la vie privée, qui est l’ultime responsable d’en assurer le respect au sein des Brookfield et par tous leurs employés.

 

  1. Les dix principes de protection de la vie privée
  2. Mise en œuvre des dix principes de protection de la vie privée
  3. Questions, préoccupations et plaintes
1. LES DIX PRINCIPES DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Les dix principes suivants régissent nos actions relativement à l’utilisation des renseignements personnels de nos clients actuels et potentiels et des autres personnes :

  • Principe 1 – Responsabilité
  • Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements
  • Principe 3 – Consentement
  • Principe 4 – Limitation de la collecte
  • Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
  • Principe 6 – Exactitude
  • Principe 7 – Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels
  • Principe 8 – Transparence
  • Principe 9 – Accès
  • Principe 10 – Questions et plaintes
Principe 1 – Responsabilité

Les Brookfield sont responsables de tous les renseignements personnels qu’ils détiennent ou conservent, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers aux fins de la prestation des services demandés par leurs clients ou leurs employés. Par l’intermédiaire de leurs politiques et procédures, les Brookfield s’efforceront d’appliquer la présente politique de protection de la vie privée à toutes leurs activités.

Les Brookfield s’efforceront d’inclure dans leurs arrangements contractuels avec leurs fournisseurs des dispositions obligeant ceux-ci à fournir un niveau approprié de protection des renseignements personnels qui leur sont communiqués par les Brookfield.

Principe 2 – Détermination des fins de la collecte

Les Brookfield vous informeront, avant ou au moment de la collecte des renseignements personnels, de toutes les fins auxquelles ils recueillent ces renseignements, sauf dans les cas où ces fins sont évidentes.

Principe 3 – Consentement

Les Brookfield s’efforceront d’obtenir le consentement de leurs clients avant ou au moment de la collecte, de l’utilisation ou de la communication desdits renseignements personnels. Les Brookfield s’efforceront de s’assurer que les personnes comprennent comment leurs renseignements personnels seront utilisés ou communiqués.

Ce consentement pourra être explicite, implicite ou avoir été donné par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. Le consentement pourra être implicite lorsque les fins sont exprimées de façon implicite en raison des circonstances de la transaction ou lorsqu’elles découlent logiquement d’autres fins énoncées de façon explicite. Le client peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions. Pour retirer son consentement ou demander la modification des fins auxquelles ses renseignements personnels détenus par les Brookfield peuvent être utilisés, communiqués ou conservés, le client peut communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée des Brookfield. En outre, les Brookfield pourront conserver des renseignements personnels à des fins de vérification ou d’archivage, nonobstant le retrait de consentement autrement applicable; le fait que le consentement a été retiré sera toutefois noté dans le but de prévenir une utilisation non autorisée de renseignements personnels.

Les Brookfield pourront cependant recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu du client ou sans son consentement dans des circonstances exceptionnelles quand la collecte, l’utilisation ou la communication sont autorisées ou exigées par la loi.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Les renseignements recueillis par les Brookfield se limiteront aux détails nécessaires à l’exécution des fins déterminées. Ces renseignements seront recueillis de manière honnête et licite.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront utilisés ou communiqués qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n’y ait autrement consenti, ou dans les cas où la loi l’exige ou l’autorise. Les renseignements personnels ne peuvent être conservés que pour la durée nécessaire pour réaliser les fins auxquelles ils ont été recueillis.

Dans certaines circonstances exceptionnelles concernant les intérêts de l’entreprise ou du public, les Brookfield pourront avoir l’obligation juridique ou le droit de communiquer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de leurs clients.

Principe 6 – Exactitude

Les Brookfield s’assureront que les renseignements personnels demeurent aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour réaliser les fins déterminées auxquelles ils ont été recueillis. Les Brookfield mettront à jour et corrigeront tout renseignement personnel qu’ils détiennent si la personne concernée fournit aux Brookfield une demande de mise à jour ou de correction qu’ils jugent satisfaisante.

Principe 7 – Mesures de sécurité relatives aux renseignements

Les renseignements personnels sont protégés contre la perte, le vol et l’accès, la communication, l’utilisation et la modification non autorisés, à l’aide de mesures qui conviennent au degré de confidentialité, à la quantité, au format, à la nature et à la conservation des renseignements personnels et qui comprendront, selon le besoin, des mesures de sécurité électroniques et liées à l’organisation physique.

Principe 8 – Transparence

Les Brookfield mettront à la disposition de leurs clients les renseignements sur les politiques et procédures que les Brookfield utilisent pour gérer les renseignements personnels. Les clients ont accès à ces renseignements par l’intermédiaire de nos sites Web ou de communications écrites avec le responsable de la protection de la vie privée des Brookfield.

Principe 9 – Accès

Si vous souhaitez prendre connaissance des renseignements personnels que nous détenons dans votre dossier, veuillez présenter une demande écrite au représentant de la protection de la vie privée des Brookfield. Les Brookfield donneront suite à votre demande le plus efficacement possible et vous informeront des éventuels coûts avant de rechercher lesdits renseignements. Les Brookfield ne répondront pas aux demandes d’accès à l’information qui sont frivoles ou vexatoires. S’il est interdit aux Brookfield e privée des Brookfield vous en expliquera les raisons, sauf dans les cas où la loi le leur interdit.

Principe 10 – Questions ou préoccupations

Les Brookfield disposent de politiques et de procédures pour recevoir les plaintes et les questions des personnes, et pour effectuer des vérifications et transmettre une réponse. Les personnes peuvent communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée des Brookfield pour exprimer leurs préoccupations ou demander d’accéder aux renseignements les concernant. Les coordonnées du responsable figurent à la fin du document.

2. MISE EN ŒUVRE DES DIX PRINCIPES DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
2.1 Type de renseignements que nous recueillons

Par l’intermédiaire de liens menant à leurs sites Web opérationnels, les Brookfield recueillent et utilisent vos renseignements personnels pour vous fournir les services que vous avez demandés ou pour offrir des services supplémentaires qui pourraient vous intéresser. La décision de nous fournir ou non vos renseignements personnels vous appartient. Toutefois, il est possible que nous ne puissions pas vous offrir certains services si vous ne nous fournissez pas certains renseignements.

La nature de notre relation avec vous déterminera le type de renseignements que nous pourrions vous demander.

Les renseignements que nous demandons généralement pour offrir nos services peuvent comprendre les suivants :

  • nom,
  • adresse de résidence et adresse courriel,
  • numéro(s) de téléphone,
  • renseignements financiers pertinents, etnuméro d’assurance sociale.

Il est possible que nous, les Brookfield, conservions un fichier contenant l’historique de vos communications, que nous pourrions utiliser à des fins de demande de renseignements pour nous assurer que vous êtes satisfait des services que nous vous avons fournis.

Lorsque vous consultez les sites Web opérationnels des Brookfield, nous ne recueillons pas de renseignements personnels identifiables sur vous, à moins que vous ne les fournissiez. Tous les renseignements que vous nous fournissez sont conservés de manière sûre et demeurent strictement confidentiels.

2.2 Utilisation de vos renseignements

Généralement, les divisions opérationnelles des Brookfield utilisent les renseignements personnels à deux fins principales :

  • pour communiquer avec vous de façon à vous offrir leurs services ou de l’information; et
  • pour utiliser les renseignements transactionnels afin de faire le suivi de leur niveau de service et de vous rappeler, pour s’assurer que vous êtes satisfait de la prestation desdits services.

Chacune des divisions opérationnelles des Brookfield utilisera vos renseignements personnels uniquement aux fins qui vous ont été indiquées.

Si une division opérationnelle désire utiliser vos renseignements à une autre fin, nous vous en aviserons et vous demanderons votre consentement préalable.

2.3 Situations dans lesquelles nous pourrions communiquer vos renseignements personnels

Les Brookfield ont l'obligation de préserver la confidentialité de vos renseignements personnels, sauf dans les circonstances suivantes :

  • quand nous avons votre permission;
  • lorsque la loi l’exige;
  • lorsque la loi le permet.
i. Quand nous avons votre permission

Un grand nombre de services proposés par les divisions opérationnelles des Brookfield exigent qu’elles obtiennent vos renseignements personnels pour pouvoir offrir les services qu’elles se sont engagées à vous fournir. Chaque division opérationnelle utilisera ces renseignements pour créer des produits sur mesure de façon à répondre à vos besoins et à atteindre les objectifs fixés. Nous obtiendrons toujours votre consentement préalable et nous n'utiliserons jamais vos renseignements à des fins autres que celles que nous vous avons communiquées.

ii. Lorsque la loi l’exige

Le type de renseignements que nous devons communiquer selon la loi se rapporte généralement aux exigences gouvernementales en matière de déclaration d'impôt. Toutefois, dans certains cas, comme dans le cas d'une ordonnance de la Cour, nous pourrions être obligés de communiquer certains renseignements aux personnes précisées dans ladite ordonnance. Nous ne fournirons que les renseignements spécifiques demandés, et seulement lorsque nous serons sûrs que les autorités les réclamant ont des raisons légitimes de demander ces renseignements.

iii. Lorsque la loi le permet

Les dispositions législatives prévoient certaines situations dans lesquelles les Brookfield ont juridiquement le droit de communiquer des renseignements personnels sans votre consentement. Par exemple, dans des situations liées au recouvrement de dettes en souffrance ou à une suspicion d'activités illégales.

2.4 Personnes avec lesquelles nous pourrions partager vos renseignements
i. Employés des Brookfield

Dans le cadre de nos activités quotidiennes, l'accès aux renseignements personnels de nature confidentielle est réservé aux employés qui ont une raison légitime d'y accéder. Comme condition préalable à leur emploi, les employés des Brookfield doivent accepter de se conformer à l'ensemble des lois et règlements en vigueur, y compris à la présente politique de protection de la vie privée.

L'utilisation ou la communication non autorisée de renseignements confidentiels sur les clients par un des employés des Brookfield est interdite et peut entraîner des mesures disciplinaires.

ii. Sociétés affiliées aux Brookfield

Afin de répondre à vos besoins, il est possible que nous communiquions vos renseignements personnels aux sociétés affiliées et aux fournisseurs des Brookfield. Nous ne le faisons qu'avec votre consentement et il vous est possible d'annuler votre consentement à tout moment. Les fournisseurs reçoivent uniquement les renseignements dont ils ont besoin pour fournir le service spécifique pour lequel nous travaillons avec eux. Nous insistons pour que nos fournisseurs soient liés par contrat pour protéger la confidentialité de vos renseignements personnels et pour qu’il leur soit interdit de faire quoi que ce soit avec ces renseignements sans notre autorisation. Ils sont tenus de traiter vos renseignements personnels conformément à la politique de protection de la vie privée des Brookfield.

Les sociétés affiliées aux Brookfield sont des sociétés qui : i) sont la propriété de BAM à 50 % ou plus; ou ii) sont la propriété de BAM à moins de 50 %, mais sur la gestion et l’exploitation desquelles BAM exerce une influence considérable.

2.5 Comment nous sécurisons vos renseignements

Les Brookfield ont de nombreux moyens de contrôle en place pour assurer la sécurité des renseignements en leur possession et celles de leurs systèmes d'information. Les dossiers des clients sont conservés en fonction du degré de confidentialité des renseignements qu'ils contiennent. Des contrôles adéquats (comme l'accès restreint) sont en place dans nos systèmes informatiques. Seuls les employés autorisés ont un accès physique aux zones où sont recueillis, traités ou conservés les renseignements personnels.

Lorsque vous appelez un employé des Brookfield pour parler de votre dossier, il pourra vous demander des renseignements personnels dans le but de vous identifier. Ce type de mesure de sécurité est conçu pour s'assurer que seul vous, ou une personne que vous avez autorisée, puissiez accéder à votre dossier.

2.6 Sécurité du site Web

Pour mieux vous servir, les Brookfield proposent à leurs clients d'accéder à certains renseignements par l'intermédiaire de leurs sites Web. Par exemple, le site http://www.brookfieldrps.com vous fournit de l’information à caractère général sur Brookfield RPS, ainsi que sur les services offerts.

Lorsque vous consultez les sites Web opérationnels des Brookfield, nous ne recueillons pas de renseignements personnels identifiables sur vous, à moins que vous ne les fournissiez. Tous les renseignements que vous nous fournissez sont conservés de manière sûre et demeurent strictement confidentiels.

2.7 Accès à vos renseignements personnels et modifications

Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons sur vous dans nos dossiers. Vous avez aussi le droit de vérifier et de modifier les renseignements que vous jugez inexacts. Si vous désirez consulter les renseignements personnels de votre dossier, veuillez envoyer une demande écrite au responsable de la protection de la vie privée, à l'adresse indiquée plus bas à la section 3, « Questions, préoccupations et plaintes ». Nous répondrons à votre demande de la manière la plus efficace possible.

Pour effectuer une modification, veuillez envoyer une demande par écrit semblable au responsable de la protection de la vie privée.

2.8 Retrait du consentement

De façon à vous fournir ses services, Brookfield pourra, avec votre consentement, communiquer vos renseignements personnels à des sociétés qui lui sont affiliées. Si vous ne souhaitez pas recevoir de matériel publicitaire de ces sociétés ou si vous ne voulez pas que vos renseignements leur soient communiqués, veuillez communiquer avec le responsable de la protection de la vie privée de Brookfield à l'adresse, au numéro de téléphone ou à l'adresse courriel indiqués à la section 3 ci-dessous.

2.9  Renseignements anonymes et « témoins »

L'entreprise pourra recueillir des renseignements anonymes vous concernant. Cela signifie qu'il ne sera pas possible de retrouver une personne précise à l'aide des renseignements recueillis. Par exemple, nos serveurs Web pourront enregistrer certains renseignements automatiquement pendant que vous visitez le site Web de l'entreprise. Ces renseignements sont recueillis en utilisant des « témoins » et peuvent inclure les pages consultées, votre adresse IP (Protocole Internet) et d'autres renseignements statistiques sur l'utilisation du site. Ces renseignements anonymes sont uniquement utilisés à des fins de recherche et d'analyse (pour évaluer, par exemple, le nombre de visiteurs de notre site Web et les pages les plus fréquemment consultées). Ils ne révèlent aucun renseignement personnel sur vous, l'utilisateur. Ces données agrégées pourront être communiquées à des tiers, mais ne seront jamais accompagnées de renseignements permettant de vous identifier.

Les « témoins » sont de petits fichiers textes qui contiennent un numéro d'identification unique permettant à nos ordinateurs d'identifier votre navigateur Web (mais pas vous) chaque fois que vous visitez notre site Web utilisant des témoins. Les renseignements recueillis permettent à l'entreprise d'améliorer les fonctionnalités du site et de rehausser la navigation et le niveau de sécurité de votre séance de consultation. La plupart des grands sites Web utilisent cette technologie et la plupart des navigateurs sont programmés pour accepter les témoins.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour vous aviser de la présence d'un témoin, et vous pouvez les rejeter entièrement. Toutefois, si vous refusez d'accepter les témoins, il est possible que vous limitiez les fonctionnalités que nous vous fournissons lorsque vous visitez notre site.

3. QUESTIONS, PRÉOCCUPATIONS ET PLAINTES

Pour toute question, préoccupation ou plainte concernant vos renseignements personnels ou la politique des Services de propriétés résidentielles Brookfield en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée, aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection de la vie privée de Brookfield : M. Thomas A. Hogan
Services de propriétés résidentielles Brookfield
Avocat général
465 rue South, bur. 202
Morristown, NJ
07960
tom.hogan@brookfieldrps.com
Tél. : (973) 889-6150
Téléc. : 1-888-228-0715

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